Os gestores de aprendizagem e desenvolvimento (L&D) desempenham um papel fundamental na formação de talentos, no crescimento da organização e na promoção da inovação. No entanto, muitos deles acham que passam demasiado tempo atolados em tarefas administrativas. Muitas vezes, expressam uma grande frustração em relação ao tempo despendido em tarefas administrativas versus o tempo disponível para refletir, procurar melhorias e, por conseguinte, gerar mais valor para a empresa.
Desde a gestão dos calendários de formação até ao acompanhamento do progresso dos trabalhadores, a carga de trabalho administrativo pode consumir tempo e recursos valiosos que poderiam ser investidos na promoção da inovação e na condução de iniciativas estratégicas.
Do ponto de vista da empresa empregadora, o facto de os quadros médios e superiores passarem grande parte do tempo em tarefas administrativas é um desperdício. Até há pouco tempo, as opções para remediar esta situação limitavam-se à contratação de pessoal administrativo, à subcontratação ou à simplificação dos processos.
Felizmente, os avanços tecnológicos oferecem uma miríade de soluções para simplificar os processos administrativos, permitindo que os gestores de I&D se concentrem mais na inovação e na promoção do sucesso organizacional.
No entanto, é fundamental fazer as escolhas tecnológicas correctas, uma vez que a implementação de novas soluções que não se adequam se transforma num esforço ainda mais desperdiçado.
A carga administrativa na gestão da aprendizagem e do desenvolvimento
Os gestores de aprendizagem e desenvolvimento têm uma série de responsabilidades, incluindo a conceção de currículos, a realização de acções de formação, a avaliação do desempenho, a gestão de fornecedores e o desenvolvimento de talentos. No entanto, grande parte do seu tempo é consumido por tarefas administrativas, tais como:
- Inscrição e programação de cursos: A inscrição manual dos empregados em programas de formação e o agendamento de sessões podem ser morosos e propensos a erros.
- Acompanhamento do progresso dos trabalhadores: Monitorizar o progresso de cada colaborador, acompanhar as taxas de conclusão e avaliar os resultados da aprendizagem exige uma gestão meticulosa dos registos e dos dados.
- Gestão de recursos: Garantir a disponibilidade de materiais de formação, instrutores e instalações e otimizar a utilização dos recursos pode ser um desafio logístico.
- Conformidade e relatórios: O cumprimento dos requisitos regulamentares, a criação de relatórios de conformidade e a manutenção de pistas de auditoria requerem documentação e relatórios meticulosos.
- Colmatar as lacunas causadas pela falta de materiais de aprendizagem: Numa conversa recente com um cliente do sector ferroviário, o responsável pelo departamento de I&D referiu que tinha de ministrar uma formação eficaz com base num manual de operações cujo conteúdo remontava à época vitoriana! Trabalhar em centenas de páginas de material para obter perguntas e materiais do curso consumia uma grande parte do tempo da sua equipa.
Utilizar a tecnologia para simplificar os processos administrativos
Ao adotar soluções baseadas na tecnologia, os gestores de I&D podem automatizar tarefas repetitivas, simplificar os fluxos de trabalho e melhorar a eficiência operacional. Eis várias formas de a tecnologia ajudar a reduzir os encargos administrativos:
1. Sistemas de gestão da aprendizagem (LMS):
A implementação de um LMS robusto pode revolucionar a forma como as iniciativas de aprendizagem são geridas numa organização. As plataformas LMS oferecem características como:
- Inscrição automatizada: Os empregados podem auto-inscrever-se nos cursos, reduzindo o esforço manual necessário para a inscrição.
- Repositório centralizado de conteúdos: Um repositório centralizado de materiais de aprendizagem, incluindo livros electrónicos, vídeos e módulos interactivos, simplifica a gestão e o acesso aos conteúdos.
- Acompanhamento do progresso: As plataformas LMS acompanham automaticamente o progresso dos formandos, fornecendo informações em tempo real sobre as taxas de conclusão e o desempenho.
- Relatórios personalizados: Crie relatórios detalhados sobre a eficácia da formação, o envolvimento dos formandos e as métricas de conformidade com apenas alguns cliques.
2. Soluções para salas de aula virtuais:
As soluções de sala de aula virtual permitem a aprendizagem remota e reduzem a necessidade de infra-estruturas físicas. Características como:
- Formação em direto orientada por um formador: Realize sessões de formação interactivas à distância, permitindo que os funcionários participem a partir de qualquer parte do mundo.
- Ferramentas de colaboração: Facilite as discussões em grupo, as sessões de discussão e as actividades de colaboração através de quadros brancos virtuais, salas de conversação e ferramentas de videoconferência.
- Gravação e reprodução: Grave sessões ao vivo para acesso a pedido, permitindo aos alunos rever os materiais quando lhes for conveniente.
3. Aplicações móveis de aprendizagem:
As aplicações de aprendizagem móvel levam a aprendizagem à ponta dos dedos dos empregados, permitindo o acesso a materiais de formação em qualquer altura e em qualquer lugar. As principais características incluem:
- Módulos de Microlearning: Fornecimento de conteúdos de formação de tamanho reduzido, optimizados para consumo em dispositivos móveis, satisfazendo as necessidades dos formandos modernos.
- Notificações push: Envio de lembretes, actualizações e anúncios para os dispositivos móveis dos alunos, mantendo-os envolvidos e informados.
- Acesso offline: Permitir que os funcionários descarreguem materiais do curso para visualização offline, garantindo uma aprendizagem ininterrupta mesmo em ambientes de baixa conetividade.
Uma boa aplicação de microaprendizagem localiza as tarefas de aprendizagem com os próprios utilizadores e, com a capacidade de IA correta, a criação e a manutenção contínua das avaliações de conhecimentos é simples. Dê uma olhadela na aplicação 3t's Aplicação Knowledge Coach como exemplo.
4. Opções de automatização e integração:
Integrar os sistemas de I&D com os sistemas existentes de RH, salários e gestão do desempenho para simplificar o intercâmbio de dados e automatizar os fluxos de trabalho administrativos.
A automatização pode:
- Automatizar tarefas de rotina: Configure accionadores e fluxos de trabalho para automatizar tarefas de rotina, tais como trabalhos de curso, notificações e lembretes.
- Single Sign-On (SSO): Permitir o acesso contínuo a plataformas de aprendizagem utilizando as credenciais existentes dos funcionários, melhorando a experiência do utilizador e a segurança.
- Integração de dados: Integrar os dados do LMS com os sistemas de RH para simplificar a elaboração de relatórios, a análise e o controlo da conformidade.
Escusado será dizer que estas aplicações estão a incluir cada vez mais a utilização da IA. Voltando ao exemplo do manual de instruções do sector ferroviário, a utilização da IA para extrair perguntas e respostas relevantes para os testes é agora facilmente exequível. Os executivos de aprendizagem e desenvolvimento podem obter os mesmos resultados numa fração do tempo que demoravam anteriormente.
Criar espaço para a inovação
Ao tirar partido da tecnologia para simplificar os processos administrativos, os gestores de I&D podem libertar tempo e recursos valiosos, criando espaço para a inovação e iniciativas estratégicas. Eis como:
1. Concentrar-se em iniciativas estratégicas: Com a automatização das tarefas administrativas, os gestores de I&D podem dedicar mais tempo a actividades estratégicas, como a identificação de tendências de aprendizagem emergentes, a conceção de experiências de aprendizagem personalizadas e o alinhamento das iniciativas de formação com os objectivos organizacionais.
2. Experimentação e Iteração: Livres dos constrangimentos dos processos manuais, as equipas de L&D podem experimentar metodologias de aprendizagem, tecnologias e formatos de entrega inovadores. A criação rápida de protótipos e a iteração tornam-se viáveis, permitindo a melhoria e a inovação contínuas.
3. Capacitação dos trabalhadores: Dar aos empregados a possibilidade de se apropriarem do seu percurso de aprendizagem através de oportunidades de aprendizagem autónoma facilitadas por
tecnologia. Incentivar a partilha de conhecimentos, a colaboração e as redes de aprendizagem entre pares para promover uma cultura de aprendizagem e inovação contínuas.
4. Tomada de decisões com base em dados: Aproveitar o poder da análise de dados para obter informações acionáveis sobre a eficácia da aprendizagem, o desempenho dos empregados e as lacunas de competências. Além disso, a análise preditiva pode antecipar as necessidades de aprendizagem, otimizar os programas de formação e orientar a tomada de decisões estratégicas.
Conclusão
Em conclusão, a tecnologia oferece uma solução transformadora para aliviar a carga administrativa enfrentada pelos gestores de L&D, permitindo-lhes concentrarem-se na inovação e na promoção do sucesso organizacional. Ao adotar sistemas de gestão da aprendizagem, soluções de sala de aula virtual, aplicações de aprendizagem móvel e automatização, as equipas de L&D podem simplificar os processos, melhorar a eficiência operacional e criar uma cultura de aprendizagem e inovação contínuas. No panorama em constante evolução da aprendizagem e desenvolvimento, tirar partido da tecnologia não é apenas uma escolha, mas um imperativo estratégico para o sucesso.
