Les responsables de l'apprentissage et du développement (L&D) jouent un rôle central dans l'épanouissement des talents, la croissance de l'organisation et la promotion de l'innovation. Cependant, nombre d'entre eux estiment qu'ils passent trop de temps à s'occuper de tâches administratives. Ils expriment souvent une grande frustration quant au temps passé à effectuer des tâches administratives par rapport au temps disponible pour réfléchir, rechercher des améliorations et, par conséquent, apporter une meilleure valeur à l'entreprise.
De la gestion des calendriers de formation au suivi des progrès des employés, la charge de travail administrative peut accaparer un temps et des ressources précieux qui pourraient être investis dans la promotion de l'innovation et la mise en œuvre d'initiatives stratégiques.
Du point de vue de l'entreprise qui l'emploie, le fait que les cadres moyens et supérieurs consacrent une grande partie de leur temps à l'administration est une perte de temps. Jusqu'à récemment, les options pour remédier à cette situation se limitaient à l'embauche de personnel administratif, à l'externalisation ou à la simplification des processus.
Heureusement, les progrès technologiques offrent une myriade de solutions pour rationaliser les processus administratifs, ce qui permet aux responsables de la formation et du développement de se concentrer davantage sur l'innovation et la réussite de l'organisation.
Il est toutefois essentiel de faire les bons choix technologiques, car la mise en œuvre de nouvelles solutions qui ne conviennent pas se traduit par des efforts encore plus inutiles.
La charge administrative dans la gestion de l'apprentissage et du développement
Les responsables de l'apprentissage et du développement sont chargés d'une multitude de responsabilités, notamment la conception des programmes, l'organisation des formations, l'évaluation des performances, la gestion des fournisseurs et le développement des talents. Cependant, une grande partie de leur temps est consacrée à des tâches administratives telles que.. :
- Inscription aux cours et programmation : L'inscription manuelle des employés aux programmes de formation et la programmation des sessions peuvent prendre du temps et être source d'erreurs.
- Suivi des progrès des employés : Le suivi des progrès de chaque employé, le suivi des taux d'achèvement et l'évaluation des résultats de l'apprentissage nécessitent une tenue méticuleuse des dossiers et une gestion des données.
- Gestion des ressources : Garantir la disponibilité du matériel de formation, des instructeurs et des installations tout en optimisant l'utilisation des ressources peut constituer un défi logistique.
- Conformité et rapports : Le respect des exigences réglementaires, la production de rapports de conformité et le maintien de pistes d'audit nécessitent une documentation et des rapports méticuleux.
- Combler les lacunes causées par la médiocrité des sources d'apprentissage : Lors d'une récente discussion avec un client de l'industrie ferroviaire, le responsable de la formation et du développement a mentionné qu'il devait dispenser une formation efficace basée sur un manuel d'exploitation dont le contenu remontait à l'époque victorienne ! Son équipe consacrait une grande partie de son temps à étudier des centaines de pages de documents pour en tirer des questions et des supports de cours.
Utiliser la technologie pour rationaliser les processus administratifs
En adoptant des solutions technologiques, les responsables de la formation et du développement peuvent automatiser les tâches répétitives, rationaliser les flux de travail et améliorer l'efficacité opérationnelle. Voici plusieurs façons dont la technologie peut contribuer à réduire les charges administratives :
1. Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) :
La mise en œuvre d'un LMS robuste peut révolutionner la manière dont les initiatives d'apprentissage sont gérées au sein d'une organisation. Les plateformes LMS offrent des fonctionnalités telles que
- Inscription automatisée : Les employés peuvent s'inscrire eux-mêmes aux cours, ce qui réduit les efforts manuels nécessaires à l'inscription.
- Dépôt de contenu centralisé : Un dépôt centralisé pour le matériel pédagogique, y compris les livres électroniques, les vidéos et les modules interactifs, simplifie la gestion du contenu et l'accès.
- Suivi des progrès : Les plateformes LMS suivent automatiquement les progrès de l'apprenant, fournissant des informations en temps réel sur les taux d'achèvement et les performances.
- Rapports personnalisés : Générer des rapports détaillés sur l'efficacité de la formation, l'engagement de l'apprenant et les mesures de conformité en quelques clics.
2. Solutions de classe virtuelle :
Les solutions de classes virtuelles permettent l'apprentissage à distance et réduisent le besoin d'infrastructure physique. Des fonctionnalités telles que :
- Formation dirigée par un instructeur en direct : Organisez des sessions de formation interactives à distance, permettant aux employés de participer depuis n'importe où dans le monde.
- Outils de collaboration : Faciliter les discussions de groupe, les sessions en petits groupes et les activités de collaboration grâce à des tableaux blancs virtuels, des forums de discussion et des outils de vidéoconférence.
- Enregistrement et lecture : Enregistrez des sessions en direct pour un accès à la demande, ce qui permet aux apprenants de réviser les documents à leur convenance.
3. Applications d'apprentissage mobile :
Les applications d'apprentissage mobile mettent l'apprentissage à la portée des employés, en leur permettant d'accéder aux supports de formation à tout moment et en tout lieu. Les principales caractéristiques sont les suivantes :
- Modules de microapprentissage : Fournir des contenus de formation de taille réduite, optimisés pour la consommation sur des appareils mobiles, répondant aux besoins des apprenants modernes.
- Notifications push : Envoi de rappels, de mises à jour et d'annonces sur les appareils mobiles des apprenants, pour qu'ils restent engagés et informés.
- Accès hors ligne : Permettre aux employés de télécharger des supports de cours pour les consulter hors ligne, garantissant ainsi une formation ininterrompue même dans les environnements à faible connectivité.
Une bonne application de micro-apprentissage localise les tâches d'apprentissage avec les apprenants eux-mêmes et, avec la bonne capacité d'IA, la mise en place et la maintenance continue des évaluations de connaissances sont simples. Jetez un coup d'œil à l'application 3t L'application Knowledge Coach à titre d'exemple.
4. Options d'automatisation et d'intégration :
Intégrer les systèmes de formation et de développement aux systèmes existants de gestion des ressources humaines, des salaires et des performances afin de rationaliser l'échange de données et d'automatiser les flux de travail administratifs.
L'automatisation peut :
- Automatiser les tâches de routine : Mettez en place des déclencheurs et des flux de travail pour automatiser les tâches de routine telles que les devoirs, les notifications et les rappels.
- Connexion unique (SSO) : Permet un accès transparent aux plates-formes d'apprentissage en utilisant les informations d'identification des employés, améliorant ainsi l'expérience et la sécurité de l'utilisateur.
- Intégration des données : Intégrer les données LMS aux systèmes RH pour rationaliser les rapports, les analyses et le suivi de la conformité.
Il va sans dire que ces applications font de plus en plus appel à l'IA. Pour revenir à l'exemple du manuel d'exploitation de l'industrie ferroviaire, l'utilisation de l'IA pour extraire des questions et des réponses de test pertinentes est désormais facilement réalisable. Les responsables de l'apprentissage et du développement peuvent obtenir les mêmes résultats en une fraction du temps qu'il fallait auparavant.
Créer un espace pour l'innovation
En tirant parti de la technologie pour rationaliser les processus administratifs, les responsables de la formation et du développement peuvent libérer un temps et des ressources précieux, ce qui leur permet de se consacrer à l'innovation et aux initiatives stratégiques. Voici comment procéder :
1. Se concentrer sur les initiatives stratégiques : Grâce à l'automatisation des tâches administratives, les responsables L&D peuvent consacrer plus de temps à des activités stratégiques telles que l'identification des nouvelles tendances en matière d'apprentissage, la conception d'expériences d'apprentissage personnalisées et l'alignement des initiatives de formation sur les objectifs de l'organisation.
2. Expérimentation et itération : Libérées des contraintes des processus manuels, les équipes de L&D peuvent expérimenter des méthodologies d'apprentissage, des technologies et des formats de diffusion innovants. Le prototypage et l'itération rapides deviennent possibles, ce qui permet une amélioration et une innovation continues.
3. L'autonomisation des employés : Permettre aux employés de s'approprier leur parcours de formation grâce à des possibilités d'apprentissage autodirigé facilitées par
la technologie. Encourager le partage des connaissances, la collaboration et les réseaux d'apprentissage entre pairs afin de favoriser une culture de l'apprentissage continu et de l'innovation.
4. Prise de décision fondée sur des données : Exploiter la puissance de l'analyse des données pour obtenir des informations exploitables sur l'efficacité de l'apprentissage, les performances des employés et les lacunes en matière de compétences. En outre, l'analyse prédictive permet d'anticiper les besoins d'apprentissage, d'optimiser les programmes de formation et de prendre des décisions stratégiques.
Conclusion
En conclusion, la technologie offre une solution transformatrice pour alléger le fardeau administratif auquel sont confrontés les responsables de la formation et du développement, leur permettant ainsi de se concentrer sur l'innovation et la réussite de l'organisation. En adoptant des systèmes de gestion de l'apprentissage, des solutions de classes virtuelles, des applications d'apprentissage mobile et l'automatisation, les équipes de formation et de développement peuvent rationaliser les processus, améliorer l'efficacité opérationnelle et créer une culture de l'apprentissage continu et de l'innovation. Dans le paysage en constante évolution de l'apprentissage et du développement, tirer parti de la technologie n'est pas seulement un choix, mais un impératif stratégique pour réussir.
