Los directores de formación y desarrollo desempeñan un papel fundamental a la hora de fomentar el talento, impulsar el crecimiento de la organización y promover la innovación. Sin embargo, muchos de ellos se dan cuenta de que dedican demasiado tiempo a tareas administrativas. A menudo expresan una gran frustración por la cantidad de tiempo que dedican a tareas administrativas frente a la cantidad de tiempo disponible para pensar, buscar mejoras y, por tanto, ofrecer un mayor valor a la empresa.
Desde la gestión de los programas de formación hasta el seguimiento del progreso de los empleados, la carga de trabajo administrativo puede consumir tiempo y recursos valiosos que, de otro modo, podrían invertirse en fomentar la innovación e impulsar iniciativas estratégicas.
Desde el punto de vista de la empresa empleadora, que los mandos intermedios y superiores dediquen gran parte de su tiempo a tareas administrativas es una pérdida de tiempo. Hasta hace poco, las opciones para remediarlo se limitaban a contratar personal administrativo, externalizar o simplificar los procesos.
Afortunadamente, los avances tecnológicos ofrecen un sinfín de soluciones para agilizar los procesos administrativos, lo que permite a los directores de I+D centrarse más en la innovación y en impulsar el éxito de la organización.
Sin embargo, es fundamental elegir la tecnología adecuada, ya que la implantación de nuevas soluciones que no encajan bien se convierte en un esfuerzo aún más inútil.
La carga administrativa en la gestión del aprendizaje y el desarrollo
Los responsables de formación y desarrollo tienen multitud de responsabilidades, como el diseño de planes de estudios, la impartición de formación, la evaluación del rendimiento, la gestión de proveedores y el desarrollo del talento. Sin embargo, gran parte de su tiempo lo consumen tareas administrativas como:
- Inscripción y programación de cursos: Inscribir manualmente a los empleados en los programas de formación y programar las sesiones puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
- Seguimiento del progreso de los empleados: El seguimiento de los progresos de cada empleado, el control de los índices de finalización y la evaluación de los resultados del aprendizaje requieren una gestión meticulosa de los registros y los datos.
- Gestión de los recursos: Garantizar la disponibilidad de material de formación, instructores e instalaciones, optimizando al mismo tiempo la utilización de los recursos, puede ser todo un reto logístico.
- Cumplimiento e información: Cumplir los requisitos normativos, generar informes de conformidad y mantener registros de auditoría exigen una documentación y unos informes meticulosos.
- Cerrar las brechas causadas por la escasez de material didáctico: En una conversación reciente con un cliente del sector ferroviario, el jefe de I+D mencionó que tenía que impartir una formación eficaz basada en un manual de operaciones cuyo contenido se remontaba a la época victoriana. Trabajar con cientos de páginas de material para derivar preguntas y materiales del curso consumía gran parte del tiempo de su equipo.
Utilizar la tecnología para agilizar los procesos administrativos
Al adoptar soluciones basadas en la tecnología, los directores de I+D pueden automatizar las tareas repetitivas, agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia operativa. He aquí varias formas en que la tecnología puede ayudar a reducir las cargas administrativas:
1. Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS):
La implantación de un LMS sólido puede revolucionar la forma en que se gestionan las iniciativas de aprendizaje en una organización. Las plataformas LMS ofrecen funciones como:
- Inscripción automatizada: Los empleados pueden autoinscribirse en los cursos, lo que reduce el esfuerzo manual necesario para la inscripción.
- Repositorio centralizado de contenidos: Un repositorio centralizado de materiales de aprendizaje, incluidos libros electrónicos, vídeos y módulos interactivos, simplifica la gestión y el acceso a los contenidos.
- Seguimiento del progreso: Las plataformas LMS realizan un seguimiento automático del progreso de los alumnos, proporcionando información en tiempo real sobre las tasas de finalización y el rendimiento.
- Informes personalizados: Genere informes detallados sobre la eficacia de la formación, la participación de los alumnos y las métricas de cumplimiento con solo unos clics.
2. Soluciones de aulas virtuales:
Las soluciones de aula virtual permiten el aprendizaje a distancia y reducen la necesidad de infraestructura física. Funciones como:
- Formación en directo dirigida por un instructor: Realice sesiones de formación interactivas a distancia, permitiendo a los empleados participar desde cualquier lugar del mundo.
- Herramientas de colaboración: Facilite debates en grupo, sesiones de grupo y actividades de colaboración mediante pizarras virtuales, salas de chat y herramientas de videoconferencia.
- Grabación y reproducción: Grabe las sesiones en directo para acceder a ellas a la carta, lo que permitirá a los alumnos revisar los materiales cuando les convenga.
3. Aplicaciones de aprendizaje móvil:
Las aplicaciones de aprendizaje móvil ponen el aprendizaje al alcance de los empleados, permitiendo el acceso a los materiales de formación en cualquier momento y lugar. Entre sus principales características se incluyen:
- Módulos de microaprendizaje: Ofrece contenidos de formación de tamaño reducido, optimizados para su consumo en dispositivos móviles y adaptados a las necesidades de los alumnos modernos.
- Notificaciones Push: Envío de recordatorios, actualizaciones y anuncios a los dispositivos móviles de los alumnos, manteniéndolos comprometidos e informados.
- Acceso sin conexión: Permite a los empleados descargar los materiales del curso para verlos sin conexión, lo que garantiza un aprendizaje ininterrumpido incluso en entornos de baja conectividad.
Una buena aplicación de microaprendizaje localiza las tareas de aprendizaje en los propios empleados y, con la capacidad de IA adecuada, la configuración y el mantenimiento continuo de las evaluaciones de conocimientos son sencillos. Eche un vistazo a 3t's Aplicación Knowledge Coach como ejemplo.
4. Opciones de automatización e integración:
Integrar los sistemas de formación y desarrollo con los sistemas existentes de recursos humanos, nóminas y gestión del rendimiento para agilizar el intercambio de datos y automatizar los flujos de trabajo administrativos.
La automatización puede:
- Automatice las tareas rutinarias: Configure activadores y flujos de trabajo para automatizar tareas rutinarias como asignaciones de cursos, notificaciones y recordatorios.
- Inicio de sesión único (SSO): Permita el acceso sin problemas a las plataformas de aprendizaje utilizando las credenciales existentes de los empleados, mejorando la experiencia de usuario y la seguridad.
- Integración de datos: Integre los datos del LMS con los sistemas de RRHH para agilizar la elaboración de informes, los análisis y el seguimiento del cumplimiento.
Ni que decir tiene que estas aplicaciones incluyen cada vez más el uso de la IA. Volviendo al ejemplo del manual de instrucciones del sector ferroviario, ahora es fácil utilizar la IA para extraer preguntas y respuestas pertinentes. Los responsables de formación y desarrollo pueden obtener los mismos resultados en una fracción del tiempo que antes.
Crear un espacio para la innovación
Al aprovechar la tecnología para agilizar los procesos administrativos, los directores de I+D pueden liberar tiempo y recursos valiosos, creando espacio para la innovación y las iniciativas estratégicas. He aquí cómo:
1. Centrarse en iniciativas estratégicas: Gracias a la automatización de las tareas administrativas, los responsables de I+D pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas como la identificación de tendencias de aprendizaje emergentes, el diseño de experiencias de aprendizaje personalizadas y la alineación de las iniciativas de formación con los objetivos de la organización.
2. Experimentación e iteración: Liberados de las limitaciones de los procesos manuales, los equipos de I+D pueden experimentar con metodologías de aprendizaje, tecnologías y formatos de entrega innovadores. La creación rápida de prototipos y la iteración se vuelven factibles, lo que permite la mejora continua y la innovación.
3. Capacitación de los empleados: Capacitar a los empleados para que hagan suyo su proceso de aprendizaje mediante oportunidades de aprendizaje autodirigido facilitadas por
tecnología. Fomentar el intercambio de conocimientos, la colaboración y las redes de aprendizaje entre iguales para impulsar una cultura de aprendizaje e innovación continuos.
4. Toma de decisiones basada en datos: Aprovechar el poder de la analítica de datos para obtener información práctica sobre la eficacia del aprendizaje, el rendimiento de los empleados y las carencias de competencias. Además, el análisis predictivo puede anticipar las necesidades de aprendizaje, optimizar los programas de formación e impulsar la toma de decisiones estratégicas.
Conclusión
En conclusión, la tecnología ofrece una solución transformadora para aliviar la carga administrativa a la que se enfrentan los directores de I+D, permitiéndoles centrarse en la innovación e impulsar el éxito de la organización. Al adoptar sistemas de gestión del aprendizaje, soluciones de aulas virtuales, aplicaciones móviles de aprendizaje y automatización, los equipos de formación y desarrollo pueden agilizar los procesos, mejorar la eficiencia operativa y crear una cultura de aprendizaje e innovación continuos. En el panorama en constante evolución del aprendizaje y el desarrollo, aprovechar la tecnología no es sólo una opción, sino un imperativo estratégico para el éxito.
