يؤدي مديرو التعلم والتطوير (L&D) دورًا محوريًا في رعاية المواهب، ودفع عجلة النمو المؤسسي، وتعزيز الابتكار. إلا أن الكثير منهم يجدون أنهم يقضون الكثير من الوقت في العمل الإداري. وغالبًا ما يعبرون عن إحباطهم الشديد من مقدار الوقت الذي يقضونه في أداء المهام الإدارية مقابل الوقت المتاح للتفكير والبحث عن التحسين وبالتالي تقديم قيمة أفضل للأعمال.
من إدارة جداول التدريب إلى تتبع تقدم الموظفين، يمكن أن يستهلك عبء العمل الإداري وقتاً ثميناً وموارد ثمينة يمكن استثمارها في تعزيز الابتكار وقيادة المبادرات الاستراتيجية.
من وجهة نظر الشركة الموظِّفة، فإن إنفاق المديرين من ذوي الرتب المتوسطة والعليا لوقت كبير على الإدارة هو مضيعة للوقت. وحتى وقت قريب، كانت الخيارات المتاحة لمعالجة هذا الأمر تقتصر على تعيين موظفين إداريين أو الاستعانة بمصادر خارجية أو تبسيط العملية.
لحسن الحظ، تقدم التطورات في مجال التكنولوجيا عدداً لا يحصى من الحلول لتبسيط العمليات الإدارية، مما يسمح لمديري قسم التعلم والتطوير بالتركيز أكثر على الابتكار ودفع عجلة النجاح المؤسسي.
ومع ذلك، فإن اتخاذ الخيارات التكنولوجية الصحيحة أمر بالغ الأهمية لأن تنفيذ الحلول الجديدة التي لا تتناسب مع الوضع الحالي يتحول إلى مزيد من الجهد الضائع.
العبء الإداري في إدارة التعلم والتطوير
يُكلَّف مديرو التعلم والتطوير بالعديد من المسؤوليات، بما في ذلك تصميم المناهج الدراسية، وتقديم التدريب، وتقييم الأداء، وإدارة الموردين، وتطوير المواهب. ومع ذلك، فإن الكثير من وقتهم تستهلكه المهام الإدارية مثل:
- التسجيل في الدورات وجدولتها: قد يستغرق تسجيل الموظفين يدويًا في برامج التدريب وجدولة الدورات التدريبية وقتًا طويلاً وقد يكون عرضة للأخطاء.
- تتبع تقدم الموظفين: تتطلب مراقبة التقدم الذي يحرزه كل موظف، وتتبع معدلات الإنجاز، وتقييم نتائج التعلم حفظ السجلات وإدارة البيانات بدقة.
- إدارة الموارد: قد يمثل ضمان توافر مواد التدريب والمدربين والمرافق مع تحقيق الاستفادة المثلى من الموارد تحدياً لوجستياً.
- الامتثال وإعداد التقارير: يستلزم الوفاء بالمتطلبات التنظيمية، وإعداد تقارير الامتثال، والحفاظ على مسارات التدقيق، التوثيق الدقيق وإعداد التقارير.
- سد الثغرات الناجمة عن ضعف المواد المصدرية التعليمية: في مناقشة جرت مؤخراً مع أحد العملاء في قطاع السكك الحديدية، ذكر رئيس قسم التعلم والتطوير أنه كان عليه تقديم تدريب فعال يستند إلى دليل تشغيل يعود بعض محتواه إلى العصر الفيكتوري! وقد استهلك العمل في مئات الصفحات من المواد لاستخلاص الأسئلة ومواد الدورة التدريبية كميات كبيرة من وقت فريقه.
استخدام التكنولوجيا لتبسيط العمليات الإدارية
من خلال تبني الحلول القائمة على التكنولوجيا، يمكن لمديري التعلم والتطوير أتمتة المهام المتكررة وتبسيط سير العمل وتعزيز الكفاءة التشغيلية. فيما يلي عدة طرق يمكن أن تساعد التكنولوجيا في تقليل الأعباء الإدارية:
1. أنظمة إدارة التعلم (LMS):
يمكن أن يؤدي تطبيق نظام إدارة التعلم القوي إلى إحداث ثورة في طريقة إدارة مبادرات التعلم داخل المؤسسة. وتوفر منصات نظم إدارة التعلم ميزات مثل:
- التسجيل الآلي: يمكن للموظفين التسجيل الذاتي في الدورات التدريبية، مما يقلل من الجهد اليدوي المطلوب للتسجيل.
- مستودع المحتوى المركزي: يعمل المستودع المركزي للمواد التعليمية، بما في ذلك الكتب الإلكترونية ومقاطع الفيديو والوحدات التفاعلية، على تبسيط إدارة المحتوى والوصول إليه.
- تتبع التقدم: تقوم منصات نظم إدارة التعلم بتتبع تقدم المتعلم تلقائيًا، مما يوفر رؤى في الوقت الفعلي لمعدلات الإكمال والأداء.
- تقارير مخصصة: أنشئ تقارير مفصلة عن فعالية التدريب، ومشاركة المتعلمين، ومقاييس الامتثال ببضع نقرات فقط.
2. حلول الفصول الدراسية الافتراضية:
تتيح حلول الفصول الدراسية الافتراضية التعلم عن بُعد وتقلل من الحاجة إلى البنية التحتية المادية. ميزات مثل:
- تدريب مباشر بقيادة مدرب: إجراء دورات تدريبية تفاعلية عن بُعد، مما يسمح للموظفين بالمشاركة من أي مكان في العالم.
- الأدوات التعاونية: تيسير المناقشات الجماعية والجلسات الجانبية والأنشطة التعاونية من خلال ألواح الكتابة الافتراضية وغرف الدردشة وأدوات مؤتمرات الفيديو.
- التسجيل والتشغيل: تسجيل الجلسات المباشرة للوصول إليها عند الطلب، مما يتيح للمتعلمين مراجعة المواد في الوقت الذي يناسبهم.
3. تطبيقات التعلّم عبر الهاتف المحمول:
تضع تطبيقات التعلُّم عبر الأجهزة المحمولة التعلُّم في متناول أيدي الموظفين، مما يتيح الوصول إلى المواد التدريبية في أي وقت ومن أي مكان. تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:
- وحدات التعليم المصغر: تقديم محتوى تدريبي صغير الحجم مُحسَّن للاستهلاك على الأجهزة المحمولة، بما يلبي احتياجات المتعلمين العصريين.
- الإشعارات الفورية: إرسال تذكيرات وتحديثات وإعلانات إلى الأجهزة المحمولة الخاصة بالمتعلمين لإبقائهم متفاعلين ومطلعين.
- الوصول دون اتصال بالإنترنت: السماح للموظفين بتنزيل مواد الدورة التدريبية للاطلاع عليها دون اتصال بالإنترنت، مما يضمن التعلم دون انقطاع حتى في بيئات الاتصال المنخفض.
يعمل تطبيق التعلم المصغر الجيد على تحديد مهام التعلم مع المتعلمين أنفسهم، ومع إمكانية الذكاء الاصطناعي المناسبة، يكون الإعداد والصيانة المستمرة لتقييمات المعرفة أمرًا بسيطًا. ألقِ نظرة على 3t تطبيق مدرب المعرفة كمثال.
4. خيارات الأتمتة والتكامل:
دمج أنظمة L&D مع أنظمة الموارد البشرية وكشوف المرتبات وإدارة الأداء الحالية لتبسيط تبادل البيانات وأتمتة سير العمل الإداري.
يمكن الأتمتة:
- أتمتة المهام الروتينية: قم بإعداد المشغلات وسير العمل لأتمتة المهام الروتينية مثل واجبات المقرر الدراسي والإعلامات والتذكيرات.
- الدخول الأحادي (SSO): تمكين الوصول السلس إلى منصات التعلُّم باستخدام بيانات اعتماد الموظف الحالية، مما يعزز تجربة المستخدم وأمانه.
- تكامل البيانات: دمج بيانات نظام إدارة التعلم مع أنظمة الموارد البشرية لتبسيط إعداد التقارير والتحليلات وتتبع الامتثال.
وغني عن القول أن هذه التطبيقات تشمل بشكل متزايد استخدام الذكاء الاصطناعي. وبالعودة إلى مثال دليل تشغيل صناعة السكك الحديدية، فإن استخدام الذكاء الاصطناعي لاستخراج أسئلة وإجابات الاختبارات ذات الصلة أصبح الآن قابلاً للتحقيق بسهولة. يمكن للمديرين التنفيذيين في مجال التعلم والتطوير تحقيق نفس النتائج في غضون جزء بسيط من الوقت الذي كان يستغرقه الأمر في السابق.
خلق مساحة للابتكار
من خلال الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط العمليات الإدارية، يمكن لمديري التعلم والتطوير توفير وقت وموارد ثمينة، مما يوفر مساحة للابتكار والمبادرات الاستراتيجية. وإليك الطريقة:
1. التركيز على المبادرات الاستراتيجية: مع أتمتة المهام الإدارية، يمكن لمديري التعلم والتطوير تخصيص المزيد من الوقت للأنشطة الاستراتيجية مثل تحديد اتجاهات التعلم الناشئة، وتصميم تجارب التعلم المخصصة، ومواءمة مبادرات التدريب مع الأهداف المؤسسية.
2. التجريب والتكرار: بعد التحرر من قيود العمليات اليدوية، يمكن لفرق التعلم والتطوير تجربة منهجيات وتقنيات وتنسيقات مبتكرة للتعلم. ويصبح وضع النماذج الأولية السريعة والتكرار أمراً ممكناً، مما يسمح بالتحسين والابتكار المستمرين.
3. تمكين الموظفين: تمكين الموظفين من تولي ملكية رحلة التعلم الخاصة بهم من خلال فرص التعلم الذاتي الموجه من خلال
التكنولوجيا. تشجيع مشاركة المعرفة والتعاون وشبكات التعلم من الأقران لتعزيز ثقافة التعلم المستمر والابتكار.
4. اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات: تسخير قوة تحليلات البيانات لاكتساب رؤى قابلة للتنفيذ حول فعالية التعلُّم وأداء الموظفين وثغرات المهارات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للتحليلات التنبؤية توقع احتياجات التعلم وتحسين برامج التدريب ودفع عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
الخاتمة
في الختام، تقدم التكنولوجيا حلًا تحويليًا لتخفيف العبء الإداري الذي يواجهه مديرو قسم التعلم والتطوير، وتمكينهم من التركيز على الابتكار ودفع عجلة النجاح المؤسسي. من خلال تبني أنظمة إدارة التعلُّم، وحلول الفصول الدراسية الافتراضية، وتطبيقات التعلُّم عبر الهاتف المحمول، والأتمتة، يمكن لفرق البحث والتطوير تبسيط العمليات، وتعزيز الكفاءة التشغيلية، وخلق ثقافة التعلُّم المستمر والابتكار. في المشهد المتطور باستمرار للتعلم والتطوير، فإن الاستفادة من التكنولوجيا ليست مجرد خيار بل ضرورة استراتيجية للنجاح.
